Behandling af personoplysninger

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i:

Arion-koret, Tulipanvej 28A, 8240 Risskov. CVR-nummer:1767 3076

 

1. hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen? 

Følgende bestyrelsesmedlemmer:
FORMAND:
Harry Christian Hansen
L. P. Bechs Vej 22 B 8240 Risskov
tlf. 6172 2431
e-mail: formand@arion-koret.dk

KASSERER:
Ole Hammer
Sletterhagevej 63 st.tv. 8240 Risskov
tlf. 2423 6530
e-mail: kassereren@arion-koret.dk
2. Hvad er formålene med behandlingen
  1. Varetagelse af medlemsforhold, venners og dirigenters forhold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning
  2. Administration af foreningens eksterne relationer, herunder indberetning til kommunen efter folkeoplysningsloven
  3. Udbetaling af løn, godtgørelser og
  4. skatteindberetning
3. Hvilke personoplysninger behandler vi?  Almindelige personoplysninger:
  • Navn
  • Billede (portræt)
  • Fødselsdato
  • Dødsdato
  • Stilling
  • Adresse *
  • Sommerbolig adresse *
  • Telefon nummer *
  • e-mail adresse *
  • Partners navn *
  • Partners billede *
  • Kontakt person(er) *
  • Telefonnummer(re) til kontaktperson(er) *

Oplysninger markeret med * er nærmere omtalt nedenfor i afsnittet om sletning.


Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

  • CPR-nummer (for medlemmer med bopæl uden for Aarhus kommune samt personer som skal indberettes til offentlige myndigheder).

Ud over disse personoplysninger opbevares der oplysninger om aktiviteter i koret, herunder medlemsperiode(r), om deltagelse i korets aktiviteter (tilmeldingslister) og om tillidsposter. Oplysninger om enkelt medlemmer fremgår af referater og andre af korets optegnelser, som f.eks. Arion-Nyt.

Endvidere opbevares der er billedarkiv med situationsbilleder fra korets aktiviteter samt portrætter af medlemmerne.
4. Hvem behandler vi oplysninger om?
  • Medlemmer
  • Venner
  • Dirigenter
5. Hvem videregives oplysningerne til?

Oplysninger om korets bestyrelsesmedlemmer er offentligt tilgængelige på hjemmesiden.

Korets medlemmer kan via hjemmesiden se personoplysninger for de andre medlemmer.

Officielle billeder af hele koret og billeder fra korets koncerter offentliggøres på korets hjemmeside.

Udvalgte billeder fra korets arkiv (situations billeder og portrætter) er ophængt i korets lokaler.
6. Hvornår sletter vi personoplysninger i
foreningen?
  1. Vi opbevarer almindelige personoplysninger (markeret med * i ovenstående liste) på medlemmer og venner i op til 1 år efter tilhørsforholdets ophør.
    For dirigenters vedkommende opbevares oplysningerne i op til 5 år efter arbejdets ophør.
  2. Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt.
  3. CPR-nummer indeholdt i bogføringsmateriale gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb 

Øvrige personrelaterede oplysninger bevares til historiske og statiske formål.
7. Hvordan opbevarer vi
personoplysninger i foreningen?		 Vi opbevarer alle personoplysninger dels i vores hjemmeside system (hostet hos Nettonet.dk) og dels på kassererens computer, som er låst inde, og som er beskyttet af password, som kun kassereren har.
8. Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud
på persondatasikkerheden?		 Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores hovedorganisation og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og Datatilsynet
9. Hvad kan vores IT-system, og har vi
tænkt databeskyttelse ind i vores IT-systemer?

Vores IT-system har ikke en automatisk slettefunktion, så vi gennemgår oplysningerne manuelt.

IT-systemet kan danne en oversigt over tidligere medlemmer, hvor kontaktoplysninger endnu ikke er slettet.