Privatlivspolitik for Arion-koret

Arion-korets dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler dem. Målet er at sikre en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler således kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Arion-koret er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:

FORMAND:
Harry Christian Hansen
L. P. Bechs Vej 22 B 8240 Risskov
tlf. 6172 2431
e-mail: formand@arion-koret.dk 

Web-master:
Niels Henrik Jørgensen
Æblehaven 8 8240 Risskov
tlf. 4047 4533
e-mail: webmaster@arion-koret.dk

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Korets berettigede interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en aftale med dig (som f.eks. dit medlemsskab af koret)
• Behandling efter lovkrav

Behandling med samtykke

Formålene:

1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:
   
   • Korets medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
   • Som led i korets aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
   • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
   • Administration af din relation til os
2. Formål med behandling af oplysninger på instruktører, korledere, frivillige etc.:
   
   • Håndtering af instruktørernes, korledernes og de frivilliges hverv og pligter i foreningen
   • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
   • Opfyldelse af lovkrav
   • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
   • Administration af din relation til os

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:
   
   • Almindelige personoplysninger:
     • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse
     • Andre oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til koret
   • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
     • CPR-nummer
2. Oplysninger om dirigent:
   • Almindelige personoplysninger:
     • Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
     • Andre oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til koret og
     • bankkontonummer
   • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
     • CPR-nummer

Tilgang til data:

Alle medlemmer og dirigent har via korets hjemmeside adgang til at læse personoplysninger for sig selv og de andre medlemmer.

Alle medlemmer kan opdatere deres egne personoplysninger. Oplysninger om medlemsperioder, tillidsposter og andre aktiviteter i koret kan opdateres af bestyrelsen.

Bestyrelsen har adgang til at opdatere oplysninger for aktuelle og tidligere medlemmer.

Bestyrelsen har adgang til at slette oplysninger.

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig, men i visse tilfælde kan der være andre kilder:

• Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn til instruktører og korledere m.v.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af relevante aktiviteter i foreningen
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i koret, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i koret
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af koret
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Ved indmeldelse i koret giver medlemmer et ugenkaldeligt samtykke til at koret kan opbevare og anvende markedsføringsmateriale så som billeder at koret i sin helhed eller dele heraf.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af koret, som instruktør, korleder, eller frivillig:

Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Kontaktoplysninger (adresse, e-mail adresse, telefonnummer, kontaktperson(er)) slettes ved medlemsskabets ophør. Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi disse medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af koret

Frivillige i koret:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

Venner af koret:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit venskab og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige personoplysninger i op til 1 år efter dit venskab er ophørt

Lønnede instruktører og korledere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Kontaktoplysninger (adresse, e-mail adresse, telefonnummer, kontakterson(er) slettes ved arbejdets ophør.Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi disse medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for ophøret af dit arbehde for koret
• Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, instruktører, korledere m.v. til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.